Как провести экспертизу и приемку результатов договора госзакупки

Для приемки результатов договора госзакупки необходимо поручить эту задачу ответственному сотруднику или приемочной комиссии в соответствии с инструкциями организации. В случае, если по предмету закупки требуется узкопрофильный специалист, следует привлечь специалистов из соответствующих структурных подразделений. При желании можно также привлечь внешних экспертов.

Назначение ответственного за приемку. Создание приемочной комиссии

Для проведения приемки товаров, работ и услуг в зависимости от сложности предмета закупки можно поручить данную задачу сотруднику отдела, по заявке которого проводилась закупка, либо создать специальную приемочную комиссию. Например, для приемки оргтехники следует поручить задачу специалистам IT-отдела, а для закупок строительных или ремонтных работ – лучше создать приемочную комиссию.

При назначении ответственного сотрудника необходимо убедиться, что он обладает достаточными знаниями и компетенциями по предмету. Образование в сфере госзакупок является обязательным только для руководителя и работников отдела закупок, поэтому ответственным за приемку можно назначить любого специалиста, обладающего необходимыми знаниями о предмете закупки.

Для правильной организации приемки товаров, работ и услуг в организации, необходимо издать приказ  или другой распорядительный документ. При этом не обязательно подписывать приказы при каждой закупке – можно издать единый документ, в котором перечислены сотрудники, ответственные за приемку в организации. Обязанности указанных сотрудников следует закрепить в должностной инструкции.

Если было принято решение создать приемочную комиссию, то необходимо выполнить следующие действия:

1. Утвердить состав комиссии приказом  или другим распорядительным документом.
2. Разработать и утвердить положение о приемочной комиссии, в котором необходимо определить порядок работы комиссии, полномочия и ответственность ее членов, а также порядок действий на случай, если в комиссии отсутствует кворум.
3. Утвердить форму решения о приемке и о мотивированном отказе подписывать приемочный документ.

Таким образом, проведение приемки товаров, работ и услуг должно быть четко организовано в организации, а использование единого документа для регулирования процесса и определения обязанностей сотрудников, а также создание приемочной комиссии с утверждением необходимых документов поможет избежать недопонимания и сбоев в процессе приемки.

Для эффективной работы приемочной комиссии рекомендуется включать в ее состав специалистов, имеющих соответствующую квалификацию и опыт работы с предметом закупки. Размер комиссии зависит от объема работы и сложности предмета закупки, но минимальный размер составляет пять человек. При формировании состава учитывайте функции, которые предстоит выполнять комиссии, и распределите их между членами комиссии в соответствии с их квалификацией и опытом. Законодательство не устанавливает жестких требований к составу комиссии, но для повышения ее эффективности рекомендуется включать в нее сотрудников разных отделов и функций.

Состав комиссии по приемке товаров, работ и услуг по договору госзакупки

Если предмет закупки требует узкой специализации, то включайте в состав комиссии специалистов из соответствующих структурных подразделений организации или привлекайте внешних экспертов. Кроме того, рекомендуется формировать комиссию из не менее пяти человек, чтобы обеспечить эффективность приемки и разнообразие мнений. Важно, чтобы функции комиссии были распределены между членами комиссии с учетом их квалификации и опыта работы в соответствующей области.

Привлечение экспертов для исполнения контракта

Ситуация: Какие требования выставлять к участникам отбора?

Порядок и сроки проведения приемки и экспертизы

Для правильной организации процесса приемки и экспертизы предметов закупок необходимо включить в договор соответствующие положения, определяющие порядок и сроки проведения данной процедуры. Важно соблюдать установленный порядок, который определен в договоре между заказчиком и исполнителем.

Если договор предусматривает несколько этапов, то приемка и экспертиза должны проводиться после каждого этапа. При длительных договорах с периодической оплатой, необходимо придерживаться сроков, которые указаны в договоре. Например, если по условиям договора исполнитель обязуется отгружать товар два раза в неделю, то приемка и экспертиза должны проводиться при каждой поставке.

При проведении приемки товаров, работ и услуг по договору госзакупки, необходимо убедиться, что продукция соответствует условиям контракта. Проверьте следующие параметры:

• сроки поставки;
• количество;
• технические характеристики;
• наличие дефектов, повреждений, брака;
• остаточный срок годности;
• сопроводительные документы, такие как сертификаты, декларации о соответствии, товарные накладные, акты приемки, платежные документы;
• сроки и периодичность выполнения работ, оказания услуг;
• объемы работ и услуг;
• соответствие требованиям ГОСТ, СанПиН;
• документы на товары, которые контрагент использовал в работе;
• сопроводительные документы, такие как акты о выполненных работах, оказанных услугах, справка о стоимости выполненных работ.

Документ о приемке должен быть подписан всеми членами приемочной комиссии, если таковая была создана. Если кворум не достигнут, то необходимо издать приказ или другой распорядительный документ о замене члена комиссии. В договоре следует предусмотреть порядок действий, если исполнитель отсутствует на приемке. Если исполнитель не явился, то действуйте в соответствии с этим порядком.

Кроме того, необходимо учитывать сроки проведения приемки и выполнять ее в соответствии с договором. Сроки приемки должны быть соблюдены как заказчиком, так и исполнителем.

Оформление результатов приемки

Для оформления результатов приемки товаров, работ и услуг по договору госзакупки используйте документ, который прописан в контракте. Это может быть акт приемки, счет-фактура, товарная накладная или универсальный передаточный документ. Убедитесь, что все необходимые данные указаны в документе: наименование товаров, работ или услуг, количество, сроки выполнения, цена, а также результаты проверки на соответствие условиям договора. Внесите данные об исполнении договора и результаты приемки в систему госзакупок, если такая предусмотрена. Не забудьте подписать документ и передать его исполнителю. Если вы обнаружили отклонения от условий договора, то укажите их в документе и обратитесь к исполнителю для урегулирования ситуации.Возможные документы для оформления приемки:

Для приемки строительных работ используйте акты КС-2, КС-3 или акт приемки выполненных работ в соответствии с контрактом. Шаблон документа о приемке можно включить в приложение к договору. Если приемку проводит комиссия, то все ее члены должны подписать документ о приемке, а утверждает его руководитель организации или уполномоченный заместитель. Если комиссия не создавалась, то документ о приемке подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо.

По результатам приемки можно провести экспертизу внешними экспертами или экспертными организациями. Если экспертизу проводите самостоятельно, составьте соответствующее заключение.

Соблюдайте сроки подписания документа о приемке в соответствии с договором. Если продукция не соответствует условиям договора, направьте исполнителю мотивированный отказ от подписания документа о приемке, а также претензию с требованием устранить нарушения и уплатить неустойку.

Требования к хранению документов приемки и экспертизы

Размещение сведений в реестр договоров

После подписания документа о приемке необходимо внести соответствующую информацию в реестр договоров, заключенных на СИП. Загрузите в реестр документ о приемке и заключение по результатам экспертизы, если таковые были проведены. Если в договоре были предусмотрены этапы или периодическая приемка, то в реестре следует указывать сведения о выполнении каждого этапа или периода.

Случаи для отказа в приемке

При выявлении недостатков не принимайте товар, работу или услугу по итогам исполнения договора госзакупки. Недостатки могут быть различными: исполнитель может поставить испорченный товар или продукцию с истекшим сроком годности, не оказать часть услуг по договору, выполнить работу некачественно и с опозданием и т.д. Сообщите исполнителю, что вы отказываетесь принимать результат договора госзакупки и обоснуйте отказ, указав как можно детальнее обнаруженные недостатки по количеству, комплектности, объему, качеству или безопасности. Отказ направьте в порядке и в сроки, которые установлены в договоре.

В случае если исполнитель устранил нарушение условий договора в оговоренные сроки и недочеты не препятствуют приемке, необязательно возвращать предмет закупки. Например, поставщик привез продукцию не в полном объеме и довез остатки в этот же вечер. Однако, если исполнитель не поставил продукцию в срок, поставил некачественные товары, работы, услуги или отказывается устранить недостатки, необходимо составить претензию и направить ее в порядке и в сроки, установленные в договоре.