Протокол заседания закупочной комиссии в Узбекистане: цели, содержание, оформление

В связи с тем, что закупочная комиссия относится к категории постоянно действующих коллегиальных органов, каждое ее заседание должно быть запротоколировано. Ответственность за оформление возложена на секретаря или организатора закупки.

Оформление протокола закупочной комиссии осуществляется на основании записей, сделанных ответственным лицом во время заседания, а также предварительно собранных им тезисов выступлений, докладов и проектов решений.

Для чего ведется протокол заседания закупочной комиссии

Ведение официального протокола заседания закупочной комиссии в Узбекистане является обязательной процедурой. Итоговый документ входит в отчетную документацию. На СИП-портале размещают выписку из протокола. Она представляет собой точную копию части текста основного документа, которая касается вопросов повестки дня. В выписку протокола комиссии по государственным закупкам включают следующие пункты:

• банковские реквизиты;
• вводная часть текста;
• вопрос повестки дня;
• тезисы обсуждения вопроса;
• итоговое решение комиссии.

Выписка из протокола подписывается и заверяется только секретарем. Что касается полной версии документа, она формируется секретарем в дело по предмету закупки и заседания. Подлинный экземпляр протокола заседания комиссии по государственным закупкам в Узбекистане подписывают все члены закупочной комиссии, а утверждается он председателем ЗК.

Подготовка к проведению заседания и ведению протокола

Перед проведением заседания проводится подготовительная работа, включающая в том числе подготовку к ведению официального протокола комиссии по госзакупкам. На этом этапе в проект документа могут быть внесены фамилии присутствующих (регистрация). Отдельно может быть составлен список присутствующих и приглашенных, содержащий подробную информацию о каждом из лиц (ФИО, место работы, должность).

На этапе подготовки также ведутся черновые записи основных моментов докладов и выступлений, подготовленных к заседанию. Использование этих тезисов позволит ускорить и упростить составление итогового протокола закупочной комиссии.

Порядок оформления протокола комиссии по госзакупкам

Официальная форма протокола заседания комиссии по государственным закупкам включает следующие пункты:

• Заголовок. Содержит порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий закупочной комиссии, название ЗК и предмет закупки.
• Дата протокола и город проведения заседания. Число обычно выставляется после проведения заседания.

• Вводная часть. Включает фамилии и инициалы председателя и секретаря. Далее после слова «Присутствовали» в должностном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Вводная часть протокола комиссии по госзакупкам в Узбекистане также включает повестку дня с нумерацией и указанием должностных лиц, готовивших каждый вопрос.

• Основная часть. Содержит столько разделов, сколько пунктов в повестке дня. Может быть оформлена в краткой или полной форме. Краткий протокол фиксирует вопросы повестки дня, фамилии докладчиков и принятые решения. Его ведут в случаях, когда заседание носит оперативный характер. Полное ведение протокола комиссии по госзакупкам в Узбекистане включает подробные записи о предмете закупки, содержание докладов и выступлений, все высказанные мнения, вопросы, реплики, замечания, позиции.
• Части «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ». Каждый раздел основного текста протокола состоит из частей «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ». Их печатают прописными буквами от левого поля. В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления с фамилией выступающего. Часть «ВЫСТУПИЛИ» содержит фамилию выступающего,  текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику). Раздел «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») отражает принятое решение.

К оформлению протокола комиссии по государственным закупкам в Узбекистане также предъявляются следующие требования:

• текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала;
• документ подписывает секретарь комиссии (при наличии);
• протокол представляется на подпись членам комиссии и председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания;
• фамилии и должности печатают от границы левого поля;
• подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами.