Протокол заседания закупочной комиссии в Узбекистане: цели, содержание, оформление

Оформление протокола закупочной комиссии осуществляется на основании записей, сделанных ответственным лицом во время заседания, а также предварительно собранных им тезисов выступлений, докладов и проектов решений.

Для чего ведется протокол заседания закупочной комиссии

Ведение официального протокола заседания закупочной комиссии в Узбекистане является обязательной процедурой. Итоговый документ входит в отчетную документацию. На СИП-портале размещают выписку из протокола. Она представляет собой точную копию части текста основного документа, которая касается вопросов повестки дня. В выписку протокола комиссии по государственным закупкам включают следующие пункты:

• банковские реквизиты;
• вводная часть текста;
• вопрос повестки дня;
• тезисы обсуждения вопроса;
• итоговое решение комиссии.

Выписка из протокола подписывается и заверяется только секретарем. Что касается полной версии документа, она формируется секретарем в дело по предмету закупки и заседания. Подлинный экземпляр протокола заседания комиссии по государственным закупкам в Узбекистане подписывают все члены закупочной комиссии, а утверждается он председателем ЗК.

Подготовка к проведению заседания и ведению протокола

Перед проведением заседания проводится подготовительная работа, включающая в том числе подготовку к ведению официального протокола комиссии по госзакупкам. На этом этапе в проект документа могут быть внесены фамилии присутствующих (регистрация). Отдельно может быть составлен список присутствующих и приглашенных, содержащий подробную информацию о каждом из лиц (ФИО, место работы, должность).

На этапе подготовки также ведутся черновые записи основных моментов докладов и выступлений, подготовленных к заседанию. Использование этих тезисов позволит ускорить и упростить составление итогового протокола закупочной комиссии.

Порядок оформления протокола комиссии по госзакупкам

Официальная форма протокола заседания комиссии по государственным закупкам включает следующие пункты:

• Заголовок. Содержит порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий закупочной комиссии, название ЗК и предмет закупки.
• Дата протокола и город проведения заседания. Число обычно выставляется после проведения заседания.

• Вводная часть. Включает фамилии и инициалы председателя и секретаря. Далее после слова «Присутствовали» в должностном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Вводная часть протокола комиссии по госзакупкам в Узбекистане также включает повестку дня с нумерацией и указанием должностных лиц, готовивших каждый вопрос.

• Основная часть. Содержит столько разделов, сколько пунктов в повестке дня. Может быть оформлена в краткой или полной форме. Краткий протокол фиксирует вопросы повестки дня, фамилии докладчиков и принятые решения. Его ведут в случаях, когда заседание носит оперативный характер. Полное ведение протокола комиссии по госзакупкам в Узбекистане включает подробные записи о предмете закупки, содержание докладов и выступлений, все высказанные мнения, вопросы, реплики, замечания, позиции.
• Части «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ». Каждый раздел основного текста протокола состоит из частей «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ». Их печатают прописными буквами от левого поля. В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления с фамилией выступающего. Часть «ВЫСТУПИЛИ» содержит фамилию выступающего,  текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику). Раздел «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») отражает принятое решение.

К оформлению протокола комиссии по государственным закупкам в Узбекистане также предъявляются следующие требования:

• текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала;
• документ подписывает секретарь комиссии (при наличии);
• протокол представляется на подпись членам комиссии и председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания;
• фамилии и должности печатают от границы левого поля;
• подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами.