Чтобы разработать Положение об отделе закупок, основывайтесь на Примерной инструкции по делопроизводству в аппаратах министерств, госкомитетов, ведомств, корпораций, концернов, объединений, компаний и других центральных учреждений (Постановление № ПКМ-140 от 29.03.1999 г.).
В документе укажите функции отдела закупок, при этом учитывайте приоритет деятельности организации. Положение утвердите до того, как отдел начнет планировать и проводить закупки.
Структура Положения об отделе закупок
В Положении учтите требования принципа профессионализма и ответственности закупщиков и правила этического поведения (ст. 6 и 45 Закона о госзакупках).
В Положение включите 6 разделов:
1.Общие положения – включите информацию:
- о структурной принадлежности отдела и подчинении;
- регламенте работы отдела;
- нормативных документах, которыми руководствуется отдел при работе;
- руководителе отдела и порядке его назначении.
2.Задачи отдела – опишите обязанности отдела, например:
- планирование закупки и формирование ТЗ;
- обоснование закупки и определение стартовой цены;
- организация работы закупочной комиссии;
- привлечение экспертов и экспертных организаций для оценки предложений;
- публикация на СИП плана закупок, объявлений, закупочной документации, договоров;
- подготовка и направление приглашений на участие в закупочных процедурах;
- рекомендация видов закупки и ведение закупочных процессов.
В некоторых организациях отдел также:
- разрабатывает документацию по тендеру или отбору наилучших предложений;
- организует оплату по договору;
- принимает товары, работы или услуги и готовит документы для этого;
- взаимодействует с контрагентом, когда стороны изменяют или расторгают договор;
- публикует на СИП отчет об исполнении, изменении или расторжении договора.
3. Структура и численность отдела – учитывайте функциональные обязанности отдела и объем работ отдела закупок. Предусмотрите от 3 и более человек в штате в зависимости от направления деятельности организации и объемов закупки.
4.Функции отдела – отразите задачи отдела. Детально опишите, что делает отдел на разных этапах закупочных процедур. Определите ответственность работников отдела.
5.Взаимодействие с другими подразделениями.
6.Права и ответственность работников. Расписывать обязанности каждого работника в Положении не нужно. Сделайте это в должностных инструкциях специалистов отдела.
Утверждение Положения об отделе закупок
Положение утверждает руководитель организации. Об этом он издает приказ или другой локальный нормативный акт.
Не нужно публиковать Положение на официальном сайте организации.
