- Планирование закупок:
- секретарь закупочной комиссии занимается планированием проведения закупочных процедур в соответствии с установленным расписанием и требованиями;
- он обеспечивает своевременное информирование членов комиссии о дате и месте проведения заседания, а также о повестке дня.
- Организация и техническое обеспечение заседания:
- секретарь организует проведение заседания закупочной комиссии, обеспечивая наличие необходимых материалов, презентаций, технического оборудования и других средств;
- он также отвечает за подготовку помещения для заседания, включая подготовку залов, расстановку мебели и техническое обслуживание.
- Ведение протоколов:
- секретарь закупочной комиссии ответственен за ведение протоколов заседаний. Он фиксирует основные решения, принятые комиссией, а также ключевые обсуждения и рекомендации;
- протоколы должны быть составлены ясно и полно, чтобы сохранить документацию о процессе принятия решений и обеспечить прозрачность процедуры.
- Информирование и направление материалов:
- секретарь обязан информировать членов закупочной комиссии о дате, времени и месте проведения заседания, а также о повестке дня. Он может использовать электронную почту, внутреннюю систему уведомлений или другие средства связи для этой цели;
- секретарь направляет членам комиссии необходимые материалы, связанные с повесткой дня, заблаговременно до заседания, чтобы они имели достаточно времени для подготовки.
Не пропустите!
Дали бесплатные шаблоны документов в Системе Госзакупки. Скачайте и используйте в работе:
- Запрос разъяснений и проверка документации:
- секретарь закупочной комиссии имеет право запрашивать у участников разъяснения в электронном виде по отборным и тендерным предложениям. Это позволяет уточнить и уточнить информацию, представленную участниками;
- он также проверяет закупочную документацию на соответствие требованиям и представляет результаты проверки на рассмотрение закупочной комиссии.
- Внесение результатов оценки предложений:
- секретарь вносит результаты оценки предложений участников в электронную систему государственных закупок (ЭСГЗ) в соответствии с критериями, установленными в документации о закупке.
Важно отметить, что если секретарь закупочной комиссии также выполняет функции члена комиссии, то он имеет право голосовать и подписывать протоколы заседания в качестве члена комиссии. Это может быть необходимо в случае отсутствия другого члена комиссии или для обеспечения достаточного количества голосов для принятия решений.
Таблица 1: Обязанности секретаря закупочной комиссии
|
Функция |
Описание |
|---|---|
|
Планирование закупок
|
- Планирование проведения закупочных процедур в соответствии с расписанием и требованиями. Информирование членов комиссии о дате, месте проведения заседания и повестке дня. |
|
Организация и техническое обеспечение заседания
|
- Организация и проведение заседания закупочной комиссии. Обеспечение наличия необходимых материалов, презентаций и технического оборудования.<br>- Подготовка помещения для заседания и обслуживание технических аспектов. |
|
Ведение протоколов
|
- Фиксация основных решений, обсуждений и рекомендаций, принятых на заседаниях. Составление ясных и полных протоколов для обеспечения прозрачности процесса принятия решений. |
|
Информирование и направление материалов |
- Информирование членов комиссии о дате, времени и месте проведения заседания, а также о повестке дня. Направление членам комиссии необходимых материалов, связанных с повесткой дня. |
|
Запрос разъяснений и проверка документации |
- Запрос разъяснений у участников по отборным и тендерным предложениям в электронном виде. Проверка закупочной документации на соответствие требованиям. Представление результатов проверки комиссии. |
|
Внесение результатов оценки предложений |
- Внесение результатов оценки предложений участников в электронную систему государственных закупок (ЭСГЗ). Соответствие результатов оценки критериям, установленным в документации о закупке. |
Важно!
Секретарь закупочной комиссии играет ключевую роль в обеспечении прозрачности, соблюдении процедур и эффективном функционировании закупочных процессов. Он не только организует заседания комиссии, но и обеспечивает своевременное информирование всех заинтересованных сторон, ведет протоколы, проверяет документацию и вносит результаты оценки предложений в соответствующую систему. Роль секретаря несет важные обязанности, связанные с прозрачностью и соблюдением законодательства, что способствует эффективному функционированию закупочной комиссии.
Повышение профессионализма и знаний
Для эффективного выполнения своих обязанностей секретарь закупочной комиссии должен иметь хорошее понимание процедур закупок, требований законодательства и принципов конкурентной среды. Он должен постоянно повышать свою профессиональную квалификацию, следить за изменениями в законодательстве и обновлять свои знания в области государственных закупок. Это позволит ему лучше выполнять свои обязанности и способствовать успешной реализации закупочных процедур.
