Важно!
Временные периоды для планирования закупок в рамках проекта по СРП определены в пределах месяца, квартала, полугода и года. При этом заказчику рекомендовано планировать на более длительный временной период, например, на год с ежеквартальной актуализацией (Положение о порядке проведения конкурсов при осуществлении закупок товаров, работ и услуг в рамках соглашений о разделе продукции и соглашений о проведении геологоразведочных работ, утвержденное постановлением Кабмина от 25.06.2009 г. № 178).
1. Ознакомление с требованиями СРП
Первый шаг в переносе закупок на следующий отчетный период — это полное ознакомление с требованиями СРП. Для этого необходимо изучить законодательные акты, руководства и политики, регулирующие процесс закупок в вашей стране или организации.
|
Причины переноса закупок |
Описание |
|---|---|
|
Отставание по срокам объявления закупки |
Перенос закупки на следующий отчетный период возможен в случае, когда не удалось объявить закупку в запланированные сроки. |
|
Повторное объявление закупки |
Если закупка была объявлена, но не состоялась в предыдущем отчетном периоде, ее можно перенести на следующий период. |
|
Срочная потребность в других товарах/работах/услугах |
Если возникает необходимость срочно закупить другие товары, работы или услуги в соответствии с утвержденным скорректированным планом закупок, их можно перенести на следующий отчетный период. |
|
Изменение технологического процесса
|
В случае изменения технологического процесса в нефтегазовых операциях и возникновении первоочередной потребности в закупке товаров, работ или услуг, которые были запланированы на более поздний период, их можно перенести на следующий отчетный период. |
Чтобы выявить закупки в рамках проекта по СРП, которые нужно перенести на следующий отчетный период, рекомендуется ежеквартально проводить мониторинг текущих закупок, особенно в отношении сроков прохождения этапов процедуры закупки.
2. Анализ существующих закупочных процедур
Для успешного переноса закупок необходимо провести анализ существующих закупочных процедур. Оцените их соответствие требованиям СРП и выявите уязвимости и проблемы, которые могут потребовать переноса. В редблоке ниже приведен пример такого анализа.
3. Планирование переноса закупок
Процесс переноса закупок в рамках проекта по СРП на следующий отчетный период проводится в несколько этапов. Далее приведены подробные описания каждого этапа.
Этап 1: Мониторинг текущих закупок
В конце каждого квартала необходимо провести мониторинг исполнения плана закупок, сфокусировавшись на объявлении и проведении закупок в текущем квартале.
Этап 2: Идентификация необъявленных закупок
На основе результатов мониторинга выявите закупки, которые не были объявлены в текущем квартале, и отметьте их для дальнейшего анализа и переноса.
Этап 3: Анализ причин отставания по срокам
Проведите анализ причин отставания по срокам проведения необъявленных закупок. Изучите причины, почему эти закупки не были объявлены в запланированные сроки, и сделайте выводы для дальнейших действий.
Этап 4: Подготовка актуализированного плана закупок
На основе результатов анализа разработайте проект актуализированного плана закупок на оставшиеся кварталы текущего года. Включите в него пояснительную записку, которая содержит информацию об исполненных закупках и причинах отклонения от утвержденного плана закупок.
Этап 5: Согласование с подразделениями
Согласуйте проект актуализированного плана закупок с подразделениями, которые предоставляли заявки на закупку. Учтите их комментарии и предложения перед переходом к следующему этапу.
Этап 6: Утверждение руководителем организации
Внесите проект актуализированного плана закупок и пояснительную записку на утверждение руководителю организации. Объясните необходимость переноса закупок и предоставьте аргументацию, основанную на проведенном анализе и согласовании с подразделениями.
Этап 7: Утверждение в Управляющем комитете
Получите утверждение актуализированного плана закупок в Управляющем комитете организации. Представьте проект плана с пояснительной запиской и объясните его значимость для эффективного выполнения проекта по СРП.
4. Согласование с заинтересованными сторонами
Перенос закупок может повлиять на различные заинтересованные стороны, поэтому важно вовлечь их в процесс. Идентифицируйте ключевых заинтересованных сторон, включая руководство, отдел закупок и финансовые службы. Объясните им причины и планы переноса и получите их поддержку и согласование.
5. Адаптация закупочных процедур
После получения поддержки заинтересованных сторон необходимо произвести адаптацию закупочных процедур с учетом требований СРП и условий переноса. Внесите изменения в процедуры закупок, чтобы обеспечить их соответствие новым условиям. Обучите сотрудников и распространите информацию о новых процедурах и требованиях.
