Организация процесса поставок

Какие функции возложить на службу организации поставки

Чтобы обеспечить эффективную поставку товаров от исполнителей, четко определите функции службы организации поставки. В функции службы включите:

• учет и обработка заказов;
• организацию цепи поставок готовой продукции, сырья и материалов от исполнителя к заказчику;
• выбор вида транспорта. Организация транспортного обслуживания цепочки поставок;
• управление складом. Организация погрузочно-разгрузочных работ;
• организацию транзитных складов на пути следования товара, сырья и материалов от поставщика к заказчику;
• организацию и контроль упаковочных работ;
• организацию приема и распределения полученного товара согласно заявке служб заказчика.

Запланируйте поставку по каждому договору заранее. Рассчитайте бюджет каждой операции. Это поможет определить, какой сценарий доставки продукции выбрать: возложить поставку предмета закупки внутренней службе или выбрать соответствующий режим поставки по ИНКОТЕРМС, согласно которому исполнитель поставит предмет закупки до приемлемого для заказчика пункта.

Как организовать поставку товара от поставщика к заказчику

Чтобы организовать поставку продукции от поставщика к заказчику:

1. Изучите договор. Обратите внимание, как оговорены условия поставки – какой базис поставки по ИНКОТЕРМС выбран.

2. Получите у служб, по заявке которых осуществлена закупка, полное техническое описание или характеристику предмета закупки.

Это поможет вам определить порядок ваших действий по организации поставки предмета закупки, выбрать оптимальный вид упаковки, маршрут и вид транспорта.

Перед тем, как начать прорабатывать поставку, ознакомьтесь еще раз с таможенным законодательством своей страны и страны поставщика касательно критериев, предъявляемых к предмету закупки. Это могут быть требования по экологичности, соответствия санитарным нормам, а также необходимость получения разрешения на ввоз, вывоз от определенной государственной инстанции.

Как организовать транспортировку предмета закупки от поставщика к заказчику

К организации транспортировки приступайте после того, как получите уведомление о готовности товара к отгрузке. При этом ваши дальнейшие действия зависят от базиса поставки по ИНКОТЕРМС, который стороны определили в договоре на исполнение госзакупки.

Базисы ИНКОТЕРМС идут в порядке возрастания ответственности продавца. Если в терминах группы E его обязательства минимальны, то в терминах группы D продавец берет на себя все обязательства.

Если в договоре о госзакупке стороны выбрали базис поставки по ИНКОТЕРМС группы D, вы только отслеживаете перемещение товара до пункта назначения. В ином случае обратитесь к специализированной транспортной компании-перевозчику.

В зависимости от условий ИНКОТЕРМС транспортная компания поставить предмет закупки оптимальным способом, включая все промежуточные процедуры таможенного оформления.

При малых габаритах груза и срочности поставки, стоит рассмотреть возможность отправки экспресс почтой.

Перед тем, как начнется отгрузка товара, удостоверьтесь в наличии и корректном составлении товаросопроводительных документов: инвойса, упаковочного листа, сертификатов качества и происхождения.

Если в договоре о госзакупке стороны выбрали базис поставки по ИНКОТЕРМС из групп Е или F, то после того, как груз попадает в зону таможенного контроля вашей страны, пройдите обязательную процедуру таможенной очистки.

Чтобы пройти таможенную очистку:

• предоставьте в таможенную службу документы на товар, документы вашей организации;
• заполните таможенную декларацию и зарегистрируйтесь в качестве участника внешне экономической деятельности;
• оплатите таможенные сборы.

После досмотра груза инспектор присвоит ему режим, позволяющий обращение на территории страны заказчика.

Чтобы доставить товар до места назначения – ранее оговоренного промежуточного склада или собственного склада, воспользуйтесь услугами местных перевозчиков. Тип транспорта выберите с учетом количества и габаритов груза.

Получив товар, проведите входной контроль. Главное, знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде.

Полученный товар может не удовлетворять требованиям заказчика в конкурсной или тендерной документации, или товар могут повредить или испортить в процессе транспортирования. Чтобы в таких случаях выставлять соответствующие требования поставщику или транспортной компании, правильно оформите приемку товаров. Для этого правильно оформляйте приемочные документы. В противном случае вы не вправе что-то требовать от них и можете понести убытки.

Рекомендуем в договоре предусмотреть условия приемки в целом, а также отдельных этапов поставки, включая предотгрузочную инспекцию и экспертизу поставленного предмета закупки, а также отдельных этапов исполнения договора.

Предмет закупки принимайте по количеству и качеству. Если договор не содержит условий о приемке, потребуйте у поставщика включение таких условий в текст договора до его подписания.

Приемку предмета закупки поручите лицам, с которыми заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Эти работники должны знать:

• правила и сроки приемки;
• порядок документального оформления результатов приемки в случаях выявления расхождений по количеству или качеству;
• порядок и сроки уведомления представителей поставщика и т.д.

Поставщик не всегда может признать ваши претензии к количеству и качеству поставленной продукции. Чтобы избежать спорных ситуаций, пригласите представителя поставщика для участия в приемочных операциях. Когда прилет или приезд представителя поставщика не будет целесообразным с экономической точки зрения, проведите приему в режиме онлайн-трансляции.

На этом цикл поставки завершается. Но имейте в виду, что остаются гарантийные обязательства на товар в течение срока, который, как правило, стороны оговаривают в договоре о госзакупке.