Goszakupka
Структура отдела закупа строительной организации. ACTION MCFR MEDIAGURUHI
ACTION MCFR MEDIAGURUHI
Узбекистан, г. Ташкент, ул. Ойбека 20 +998781500009

Структура отдела закупа строительной организации.

25.03.2023 | 2050 |
Рубрики: Поставщику

Узнайте, как построить структуру отдела закупа в строительной организации. Рассказали о целях и задачах отдела закупа, структуре отдела, а также какие особенности в работе отдела.

Какие цели и задачи отдела закупа

Структура отдела закупа строительной организации напрямую зависит от ее целей и задач. Основная задача отдела – обеспечить поставку для бесперебойной работы и завершения объекта строительства независимо от других организаций, в нужном объеме и в оговоренные сроки. Для этого отдел закупа проводит поиск поставщиков и производителей по минимальным ценам, самостоятельно контролирует процесс поставки и взаимодействует с поставщиками напрямую, без посредников.

Деятельность отдела закупа включает в себя такие процессы, как:

  • анализ проектной документации в разрезе необходимых поставок материала и оборудования, а также составление перечня для закупа;
  • сбор данных о том, что требуется на стройплощадке;
  • проведение конкурсного отбора поставщиков и производителей;
  • заключение контрактов с победителями конкурсов на поставку;
  • отслеживание и мониторинг всех стадий производства товаров;
  • отгрузка, транспортировка, таможенное оформление и доставка товаров до объекта;
  • проведение входного контроля товара.

Поставки могут быть как локальные по республике, так и международные.

Какова структура отдела закупа 

Наиболее часто применяемая на практике структура отдела закупа строительной организации состоит из пяти групп:

1) группа мониторинга процесса закупа;

2) группа конкурсного отбора;

3) группа ведения контрактов;

4) группа логистики и таможенного оформления;

5) группа проведения входного контроля.

Рис. 1. Структура отдела закупа строительной организации

Как происходит взаимодействие групп внутри отдела закупа

Взаимодействие отделов последовательное, согласно процессу закупа.

Рис. 2. Взаимодействие групп в процессе закупа товароматериальных ценностей

Все группы должны выполнять свои задачи независимо друг от друга. Полномочия группы мониторинга обеспечивают доступ к статусу прогресса работы остальных групп, чтобы таким образом отслеживать и контролировать работу всего отдела закупа. Так руководство сможет анализировать процесс поставки и подключаться в решение стратегических вопросов.

Группа проведения входного контроля может находиться в составе отдела качества, как зачастую происходит. И здесь нужно правильно проработать схему взаимодействия отделов, во избежание возникновения конфликтов интересов.

Как происходит разделение групп в отделе закупа

Строительная организация может вести строительно-монтажные работы одновременно на нескольких объектах, где существует потребность в оборудовании и материалах. В таком случае аналогично разделите и подразделения внутри отдела закупа. Например, на проекте «А» ведется строительство и обеспечением материалов занимается подразделение отдела закупа проекта «А», в состав которого входят все вышеперечисленные группы. Аналогично для других проектов. Такое деление нужно, чтобы разграничить поставки материалов и привязать их к конкретным проектам, начиная со стадии оформления заявки на закуп, заканчивая привозом на объект и уведомлением лица, ответственного за конкретный участок строительства.

Если строительная организация не велика – можно обойтись отделом закупа без разграничения по проектам. Но стоит уделить особое внимание системе распределения материала по проектам и обозначать его конкретное место применения, так как по прибытию материала на объект, в суматохе он может быть израсходован не по назначению, что создаст дополнительные трудности и повлияет на ход всего строительства.

Какие особенности в работе отделе закупа

Вся стоимостная информация, проходящая через отдел закупа – это коммерческая тайна. В организации предусмотрите контроль отправки подобной информации третьим лицам. Сотрудники отдела должны осознавать ответственность за распространение информации и лучше всего ограничивать передачу в пределах группы, за исключением руководства.

Обеспечьте периодическую связь отдела закупа с другими отделами, так как часто требуется получить техническое уточнение по какому-либо материалу или оборудованию. Также нужно согласовывать поставщиков, марки производителей товаров, подключаться при осуществлении таможенной очистки и проведении входного контроля. Перед отправкой третьим лицам всю информацию проверяйте на содержание стоимостных показателей.

Перед отделом закупа всегда ставьте конкретные сроки выполнения задач. Этот срок нужно правильно распределять на деятельность каждой из групп. Группа мониторинга процесса закупа может справиться с этой задачей, так как их непосредственная работа связана с определением сроков как фактических, так и прогнозных. У каждой группы должен быть свой срок, в который она должна вписаться при исполнении своего бизнес-процесса, чтобы в итоге не задерживать остальных участников цепочки.

Отдел закупа по иерархии подчиняется руководителю предприятия и его заместителям по соответствующему направлению, например по производству, по строительству, по снабжению. Но в разрезе технической части управлением групп занимается руководитель проекта.

Информацию для закупа отделу должен предоставлять планово-технический отдел после того, как проанализирует проектную документацию и составит перечень необходимого материала. Если проектирование идет параллельно строительству и при этом сроки сжаты, в некоторых случаях возможно и то, что заказчик, получая данные от проектировщика, самостоятельно направляет своему подрядчику списки материалов и оборудования, которые необходимо заранее размещать на закуп. Эта информация прямиком направляется в отдел закупа, чтобы оперативно начать процесс проработки.

Работу внутри групп отдела можно так же разделить, исходя из технической направленности товаров. К примеру, несколько сотрудников занимаются инертными материалами, несколько – металлом, кто-то сложным техническим оборудованием и т.д. Профильная ориентированность сотрудников помогает в оптимизации всего процесса закупа.


Статьи по теме

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Справочная система по государственным закупкам

Мы в телеграме !

Рубрики