✔ Из этой статьи вы узнаете:
▷ Что такое номенклатура дел ▷ Что входит в номенклатуру дел отдела закупок ▷ Как оформить документы по госзакупкам ▷ Как хранить документы по госзакупкам
Номенклатура дел в сфере госзакупок в Узбекистане
Номенклатура дел – это перечень дел организации, для которых установлен определённый порядок и срок хранения. Номенклатура нужна для систематизации дел и облегчения их поиска.
Делами называют папки, в которые подшивают документы для их последующего хранения.
Номенклатура дел организации состоит из номенклатуры дел её подразделений. У каждого подразделения должен быть свой индекс в номенклатуре дел. Поэтому, чтобы найти нужный документ в номенклатуре отдела закупок, нужно знать индекс отдела и номер дела.
В крупных организациях систематизацией номенклатуры дел занимается канцелярия. Другие юридические лица могут нанять одного специалиста для ведения всей номенклатуры дел – делопроизводителя.
Какие документы оформляются по госзакупкам
Документы отдела закупок в номенклатуре дел имеют следующую классификацию:
- организационно-правовые документы (Положения);
- планы закупок;
- документы по типам закупок;
- протоколы заседаний закупочной комиссии;
- исходящая документация;
- входящая документация;
- отчёты по исполнению договоров поставщиками;
- отчёты по закупкам.
Оформление документации по госзакупкам в Узбекистане
Документацию по госзакупке оформляют для хранения в виде дел. Каждому делу присваивают индекс, который состоит из двух чисел. Первое число – индекс отдела, второе – номер дела. Например, если отдел закупок имеет индекс 02, а дело по планам-графикам закупок имеет номер 03, то документ «План-график закупок на I квартал 2020 года» будет храниться в деле 02-03.
Правила оформления документов для хранения определяется внутренним нормативным актом организации. Таким документом может быть Положение о документообороте. В Положении, помимо правил оформления номенклатуры дел, указывают сроки хранения документации.
Читайте в системе «ACTION: Госзакупки»
▶ Как подготовить документы в сфере госзакупок
▶ Как хранить и уничтожить документы по госзакупкам
▶ Какие документы формируются в процессе подготовки к закупкам
Хранение документации по государственным закупкам
Документы по государственным закупкам организации являются документами временного хранения. Чтобы определить срок хранения временных документов, нужно созвать центральную экспертную комиссию, постоянно действующую при организации.
Срок хранения документов по госзакупкам устанавливается Приказом руководителя организации на основе экспертного заключения комиссии. Как правило, этот срок составляет 5 лет. Исключение составляет документация по крупным и особо крупным сделкам – хранить её нужно не менее 10 лет.
