Как вести делопроизводство в сфере государственных закупок в Узбекистане

Номенклатура дел в сфере госзакупок

Номенклатура дел - это перечень дел организации, каждому из которых присвоен определенный порядок и срок хранения. Она играет важную роль в систематизации документов и облегчает их управление.

Делами называют папки, в которые подшивают документы для долгосрочного хранения.

Организация номенклатуры дел

Для эффективной организации номенклатуры дел:

• Каждое подразделение организации имеет свой индекс в номенклатуре дел.
• Документы классифицируются по типам закупок и другим параметрам.

Оформление документов по госзакупкам

Документы по госзакупкам оформляются для хранения в виде дел. Каждому делу присваивается индекс, состоящий из двух чисел: индекса отдела и номера дела.

Пример: Документ "План-график закупок на I квартал 2023 года" будет иметь индекс 02-03, если индекс отдела закупок - 02.

Правила оформления и сроки хранения документов определяются внутренними нормативами организации, такими как Положение о документообороте.

Хранение документов по госзакупкам

Документы по госзакупкам временно хранятся. Сроки хранения определяются на основе решения центральной экспертной комиссии организации, включающей специалистов архивных учреждений.

Обычно срок хранения составляет 5 лет, однако для крупных и особо крупных сделок этот срок может быть увеличен до 10 лет.

Узнайте в Системе Госзакупки:

• Как подготовить документы в сфере госзакупок
• Как хранить и уничтожить документы по госзакупкам
• Какие документы формируются в процессе подготовки к закупкам